北京仲裁委员会

北京仲裁委员会/北京国际仲裁中心关于网上开庭的工作指引 (试行)

发布时间: 2020-5-8   供稿人:许捷

为方便仲裁员、当事人更好地利用信息化技术手段,在新冠肺炎疫情防控期间及时推进仲裁程序,北京仲裁委员会/北京国际仲裁中心(以下简称本会)基于实践梳理了各方关注的问题,根据本会《仲裁规则》(自2019年9月1日起施行,以下简称仲裁规则)第二条第(三)款、第(四)款制定了《北京仲裁委员会/北京国际仲裁中心关于网上开庭的工作指引(试行)》(以下简称《指引》)作为个案实践时的参考。该《指引》不构成本会仲裁规则的组成部分,适用期间为整个疫情防控期间。

现将《指引》全文发布如下:

一、网上开庭的定义、适用范围

1. 本指引所称网上开庭是指在仲裁程序中,参与仲裁活动的一方、多方或各方利用包含音视频通讯技术手段的平台软件通过互联网进行的仲裁庭审活动。

2. 符合下列情形之一,且不存在进行网上开庭的障碍或不适于网上开庭的情形,仲裁庭可以决定采取网上开庭的形式对案件进行审理:

(1) 各方当事人均申请进行网上开庭;

(2) 一方当事人申请进行网上开庭,其他当事人没有提出异议;

(3) 仲裁庭认为有必要进行网上开庭,且各方当事人没有提出异议。

3. 符合下列任一情形的,不宜采取网上开庭的形式对案件进行审理:

(1) 关键事实的查明高度依赖于特定证据的物理真实性;

(2) 争议事项涉及国家秘密、商业秘密,或有较高保密要求的;

(3) 存在虚假仲裁可能的;

(4) 其他仲裁庭认为不宜采取网上开庭的情形。

问1:为什么要进行网上开庭?

答:通过网上开庭不仅能够在疫情防控期间有效减少人员聚集,亦可在仲裁员、当事人、证据/证人或其他仲裁参与人等处于不同地域的情况下,极大节约各方的仲裁成本,以更符合成本效益的方式推进仲裁程序。本会鼓励仲裁庭及当事人根据个案情况充分利用相关技术等合理手段推进仲裁程序。

问2:网上开庭是否可行?

答:基于现有实践,网上开庭符合直接言词原则的要求,属于开庭审理的一种方式。仲裁庭基于个案情况的考虑及各方当事人的同意或无异议,可以采取包括网上开庭在内的合理方式推进仲裁程序。

为提高程序的正当性和严谨性,本会同时鼓励各方通过实践进一步就证据展示与核对、举证与质证、案件保密性、事后司法监督认可程度等问题进行研究,从理论和实践上更为妥当地解决相关关切。

问3:何种案件适合网上开庭?

答:网上开庭主要适用于因疫情防控或其他客观原因导致一方或多方无法现场到庭,各方当事人存在成本控制需求,以及以各方陈述诉辩观点为主的首次开庭或者现场开庭之后的补充开庭等情形。

问4:何种案件不适合网上开庭?

答:网上开庭不适用于各方当事人均不同意,以及一方或多方当事人基于合理理由就网上开庭事项提出异议等情形。

问5:什么是进行网上开庭的障碍?

答:这种障碍通常包括:

(1)案件程序上一方或多方当事人尚未就己方请求、答辩或主张进行充分准备,致使仲裁庭尚无法判断案件基本情况或尚无法组织有针对性的陈述、答辩、辩论等仲裁程序;

(2)一方或多方当事人因习惯或其他因素运用网络工具能力明显受限或无法便利地找到相对独立、不受干扰的空间参与开庭。

本会将在个案中保证足够的管理能力和水平,协助各方进行程序准备,并努力为各方提供客观条件的便利。

二、 网上开庭的实施

1. 网上开庭采用的平台软件可由各方自行协商选择,但本会建议选择会议功能较为完善的平台软件,各方尤其应注意评估具体平台软件的容纳人数、清晰度、易操作性、使用时长、保密性等具体事项。

问1:本会是否有推荐的网上开庭平台软件?

答:本会暂不推荐具体平台软件,仲裁庭及当事人可自行查看相关平台软件的相关功能,并根据个案情形自行选择符合使用需求的平台软件。

在本会已经进行网上开庭的案件实践中,采用“腾讯会议”平台软件的用户学习成本较低。

同时,本会与境外合作方保持合作,拓展了便于境外用户使用的平台软件,例如加拿大争议解决机构Arbitration Place推出的Arbitration Place Virtual (APV)服务。

问2:平台软件应具备哪些具体功能?

答:平台软件应具备会议室预定及密码设置功能、屏幕共享及互动功能、主持人控制功能(主动静音/禁言功能)等基本功能。在此前提下,本会鼓励仲裁庭及当事人在实践中积累更多经验。在适宜的条件下,本会亦将采取一定措施进一步完善网上开庭相关的功能需求。

同时,除了平台软件本身的兼容和稳定性外,各方网络环境亦是保证网上庭审效果的重要因素。本会建议各方选择固定网线直连的设备(即不通过Wi-Fi或路由中转网络)进行网上开庭。

问3:如何保证各方均能熟悉平台软件的相关功能?

答:各方商议确定具体平台软件后,案件仲裁秘书将会及时熟悉、学习具体的平台软件功能,并可以在各方要求的情况下提供具体的操作说明和指引。但本会建议仲裁庭及当事人进行平台软件选择时尽可能选择符合各方使用习惯且用户学习成本较低的平台软件。

需特别注意的是,平台软件相关的特定功能应在开庭前由各方商定具体使用人(例如主持功能)。建议尽可能由仲裁秘书负责庭审中各项功能性的操作,最大限度保证仲裁员及当事人能够专注于庭审中的实质程序。

2. 网上开庭的庭前准备:

(1) 仲裁庭应及时阅卷,并依据仲裁规则第三十六条的规定,及时组织各方当事人进行仲裁请求或反请求的明确(例如请求款项的具体构成、对应证据事项,违约金、利息计算等)、提交答辩和证据交换等程序;

(2) 仲裁庭应综合各方书面材料情况或与各方协商,决定网上庭审需要进行的程序步骤、评估个案保密要求,并对程序推进过程中可能发生的任一方不配合之应对措施进行说明;

(3) 仲裁庭与各方协商确定网上开庭平台、时间和参与人员后,应及时指令仲裁秘书据此完成预定网络会议室、设置会议密码、送达开庭通知及其他程序通知等事项(应注意各方时区差异);

(4) 仲裁庭应组织或授权仲裁秘书组织各方在庭前进行必要的设备调试,确保各方参与网上开庭的硬件设备能够达到声音清楚、视频清晰的状态,不存在技术干扰因素;

(5) 视案件的具体情况,仲裁庭可以组织各方签订网上开庭的保密协议(附件一);

(6) 各方当事人应积极配合仲裁庭将网上开庭所必须的案件材料进行电子化处理,用于提高网上开庭的效率。

问1:当事人不配合提交相关材料或消极应对仲裁庭的程序安排如何处理?

答:仲裁庭可以采取发送限期提交通知、督促通知等措施。必要时,可以取消网上开庭,并应及时安排其他审理措施推进仲裁程序。仲裁庭还可以考虑适用仲裁规则第五十二条第(三)款的规定,调整仲裁费用分配的比例。

问2:网上开庭相关通知可否通过电子邮件送达?

答:涉及网上开庭中的任何文件的送达仍应遵循仲裁规则的相关规定。在各方同意的情况下,仲裁庭可采取电子邮件送达的方式,但应以明确可证实的方式记录当事人的此种同意。

例如,当事人或其有程序处分权利的代理人可以通过电子邮件、短信或其他方式表达同意。仲裁庭亦可以主动对电子送达事项进行安排,并要求当事人限期就此提出异议,逾期或没有异议的,视为当事人同意进行电子送达。

问3:证据材料无法以电子文档方式呈现时应如何处理?

答:本条所涉证据材料指提交至仲裁庭的证据复制件,不涉及证据原件、原物。对于无法以电子文档方式呈现的材料,可以使用拍照、录像等方式提交电子版本。但为了降低由于兼容性问题产生的数据错乱以及数据被篡改的风险,当事人应当以PDF文档格式提交,但不妨碍仲裁庭要求当事人同时提交word文档。

问4:提交证据材料电子文档后还需要提交纸质证据吗? 

答:除非当事人另有约定且仲裁庭同意,当事人仍应提交相应的纸质文件。电子文档的提交目的为便于在开庭过程中进行适当地展示、减少对开庭参与人员注意力的分散。仲裁庭应注意证据材料电子版本与纸质版本的一致性问题,并在开庭时予以澄清。

问5:证据展示及核对的程序如何处理?

答:仲裁庭可以根据个案情况充分运用庭前程序处理证据展示及核对事宜。本会也鼓励仲裁庭在各方不持异议的情况下探索网上开庭过程中的证据展示和核对方式。

本会注意到,对于商事仲裁案件中证据所反映的事实问题,多数情况下各方均能够通过核对自身资料和信息对证据的真实性加以核实。

如果一方明确要求现场核对证据原件,仲裁庭可依据仲裁规则第三十七条第(一)款的规定安排当事人庭前自行核对,并结合此种证据核对的必要性综合考虑是否适用仲裁规则第五十二条第(三)款的规定,决定该方当事人负担因此发生或增加的费用。

问6:涉及证人或者鉴定机构出庭情况时应如何处理? 

答:案件审理中如涉及证人、鉴定机构或其他仲裁参与人出庭的情况,仲裁庭可采取灵活措施予以安排和应对,例如由本会提供或确定场所,通过引入见证人/公证处等方式确保相关人员独立、隔离作证。由此发生的额外费用,仲裁庭应提前与各方协商处理。

3. 网上开庭的步骤及注意事项:

(1) 网上开庭正式开始前,仲裁庭应与仲裁秘书商议确定网上开庭平台软件的具体功能使用方法和场景,例如在具体庭审步骤中应展示何种资料、何时切换屏幕/资料、谁负责进行展示、庭审纪律控制指令确认等(以“腾讯会议”为例的主持功能);

(2) 网上开庭正式开始前,仲裁庭应安排仲裁秘书提前进入平台软件/会议室,并根据案件材料逐一确认各方出庭人员身份以及具体人员开庭环境;在确认各方人员均已到庭的情况下,仲裁秘书再通知仲裁庭进入平台软件/会议室;

(3) 对于需要合议的案件,仲裁庭可指令仲裁秘书提前确定合议时间,并另行预定会议室;

(4) 仲裁秘书担任平台软件/会议室主持人的情况下,仲裁秘书负责观察参与人员画面,根据庭审需要操作(解除)禁言、(解除)静音、移除并调取相关文件电子档在会议室主屏进行展示、标注重点、引导各方关注具体信息;

(5) 仲裁秘书在观察参与人员画面过程中发现,或任一方主动提示某一参与方出现掉线的情形,仲裁庭应中止庭审,并等待掉线方重新连线。掉线方亦应及时通过电话或电子邮件的方式与仲裁秘书联系协调重新连线事宜;

(6) 各方在庭审过程中,应尽可能避免和克制随意打断、插话的情形。任一方对其他参与方的表述存在异议时,应自行记录,待其陈述完毕后再提出己方异议。经仲裁庭劝告无效,仍继续打断、插话的,仲裁庭可根据仲裁规则的规定,将具体人员禁言,并决定禁言时长;

(7) 本会按照《中华人民共和国仲裁法》及仲裁规则的相关规定,将就每次网上开庭制作开庭笔录(速录)并录屏。原则上,仲裁庭应至迟在开庭结束前征求各方意见,并决定是否庭后以电子邮件发送及回复的形式代替签署笔录。当事人亦可同意以录屏文件替代笔录,并同意本会直接保留录屏文件入卷,庭审笔录(速录)仅做参考,无需参与人员签字。网上开庭过程中,仲裁庭仍应充分保障当事人申请回避、举证、质证、陈述、辩论、最后陈述等程序性权利。

问1:仲裁秘书如何知道何时进行何种操作?

答:仲裁秘书应按照仲裁庭网上开庭前对程序事项进行的安排[本部分第2条第(2)款]对网上开庭的情况进行观察。在进行(解除)禁言、(解除)静音和移除操作时应严格遵循仲裁庭对具体操作的指令。

问2:是否可以由仲裁庭担任会议主持人?

答:可以,但仲裁庭作为主持人并进行相关操作时会明显影响其审理的注意力。首席仲裁员或独任仲裁员要求或者愿意担任主持人的,应提前进行演练。

问3:各方是否可以根据个人需要打开/关闭麦克风/摄像头?

答:为了避免非案件人员的干预,最大程度维护仲裁的保密性,并保证各方之间信息的完整传递,各方应根据仲裁庭的安排按顺序打开/关闭麦克风,但不可以关闭摄像头。仲裁秘书应该时刻观察参与人员画面,当在可见范围内发现异常情况(例如他人干预/帮助某方)时,应及时提醒仲裁庭注意并加以处理。

仲裁秘书及速录人员在征得各方同意的情况下,可以关闭麦克风及摄像头。

问4:当事人未按时出席网上庭审如何处理?

答:在已经事前记载了各方明确同意网上开庭的意思表示的情形下,当事人无正当理由未按时出席网上庭审视为符合仲裁规则第三十二条规定的情形,仲裁庭可缺席进行审理或视为撤回仲裁请求/反请求。仲裁庭也有权取消网上开庭,并及时安排其他审理措施推进仲裁程序。

问5:当事人无故中途退出网上庭审如何处理?

答:当事人无故中途退出网上庭审可视为符合仲裁规则第三十二条规定的情形,仲裁庭可缺席进行审理或视为撤回仲裁请求/反请求。仲裁庭也有权取消网上开庭,并及时安排其他审理措施推进仲裁程序。

问6:如何实现参与网上开庭人员身份的核实和仲裁的私密性?

答:各方在进入平台软件/会议室时均应通过摄像头向仲裁秘书展示符合在案材料授权信息的身份证件,仲裁秘书亦可要求具体人员通过摄像头展示其所在环境,确保没有他人参与庭审。各方亦应严格遵守保密的要求。

问7:如果当事人对笔录有异议怎么办?

答:当事人可以选择通过平台软件相关功能在网上开庭会议室中直接核对笔录并提出异议或进行口头确认,亦可与仲裁庭约定期限,在事后通过电子邮件的方式提出异议。通过电子邮件方式提出异议,且确属合理的,仲裁庭应更正后重新发送至各方并要求限期回复,期限内回复同意或者不回复的,视为同意。

网上开庭的笔录均不必再行书面签字。各方核对确认及异议的过程,本会将在卷宗中以恰当的方式予以记载。

三、网上开庭流程示意图




附件:保密协议模板(可以单独协议或仲裁通知的形式限期征得当事人同意。在仲裁庭依据本指引充分评估个案风险后亦可基于各方当事人的无异议推进相关工作)

1. 我方/各方同意(20XX)京仲案字第XXXX号仲裁案采取XXXXX平台软件形式组织网上开庭。

2. 我方/各方同意准确向仲裁庭汇报开庭人员身份,并保证任何为协助我方/各方而参与开庭过程中的技术人员/咨询人员/支持人员均与庭前提交的仲裁程序授权相符。

3. 我方/各方保证,己方所有参与网上开庭的人员均对不得对外泄露开庭过程中的任何信息和事项,亦不私自在开庭过程中与其他人员进行协商/沟通/咨询。

4. 我方/各方保证,未经仲裁庭事先授权,不得对开庭的任何部分进行录制(包括录音、录像、录屏)。

5. 我方/各方知悉本案仲裁程序及事后不同法域司法审查程序中就网上开庭事项可能存在的法律风险,并在进行网上开庭情形下,自愿放弃基于该等法域之法律或规则可能构成的隐私、保密、数据保护和安全要求方面的权利。

我方/各方认为需要采取进一步的安全措施以维护开庭的完整性或者降低网络攻击、渗透或者未经授权进入开庭的风险的,应当在知悉该事由后立即提出。同意仲裁庭依据与各方协商的情况决定在这方面应采取的应对措施(如有)。

附件:《北京仲裁委员会/北京国际仲裁中心关于网上开庭的工作指引试行》.pdf (点击进行下载)

因本合同引起的或与本合同有关的任何争议,均提请北京仲裁委员会/北京国际仲裁中心按照其仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的,对双方均有约束力。
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